ELEKTRONİK FATURA KAYIT SİSTEMİ – EFKS [TR]
…2010 yılında bilgitoplumuhukuku.blogspot.com adresinde yayınlanan EFKS içerikli yazımı burada tekrar paylaşmak istiyorum…
Giriş
Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki hızlı gelişmelere paralel olarak önemli ilerlemeler kaydeden e-ticaret’in kritik unsurlarından birisi olan e-fatura, teknolojinin hayatımıza kazandırdığı önemli yeniliklerden birisidir. E-Fatura ile elde edilen kazanımlar arasında görülen;
– güvenilir yapı sağlaması,
– fatura süreçlerinde (fatura bastırma, depolama, bilgi işlemeye ilişkin istihdam, postalama ve ulaşım giderlerinin kalkması vb.) maliyetlerin düşmesini sağlaması,
– mükellef açısından elektronik belge yönetimi ve denetimini sağlaması,
– ödeme süreci ve nakit akışı da dahil entegre ve hızlı bir yapıyı taraflara sunması,
– belge muhafazasını kolaylaştırması,
– müşterinin eline faturanın hemen ulaşması sayesinde uyuşmazlıkların azaltılmasına katkı sağlaması,
– postadaki olası kayıplardan kaynaklanan veya müşterinin faturayı almadığını idaa etmesinden kaynaklı uyuşmazlıklara ilişkin risklerin kalkması,
– yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini kolaylaştırması,
– vergi incelemelerinde etkinliğin arttırılması,
– işlemlerin hızlandırılması,
– ekonomide kayıt dışılığın azaltılması
gibi sebepler ile, gelişmiş ekonomiler tarafından uzunca bir süredir kullanılmaktadır 1. Türkiye’de de 9. Kalkınma Planı’nın “Ekonomide Kayıtdışılığın Azaltılması” bölümünde yer alan hedefler ve 2009 yılı bütçe gerekçesinde de belirtilen “e-fatura uygulamalarının ülke genelinde yaygınlaştırılması” açıklaması, ve ayrıca “Kayıt dışı Ekonomi ile Mücadele Strarejisi 2008-2010 eylem Planı”nda da paralel hedeflere yer verilmesi kapsamında Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan çalışmalar ile, EFKS Projesi hazırlanarak uygulamaya alınmıştır.
Yasal Mevzuat
213 sayılı Vergi Usul Kanununun (VUK) 2 mükerrer 242’nci maddesinin 2 numaralı fıkrası hükmü ile “Maliye Bakanlığı, elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına veya belirleyeceği gerçek veya tüzel kişilere aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye ve bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenleme ve denetlemeye yetkili kılınmıştır.”
Bu kapsamda yayınlanan 361 sıra nolu VUK genel tebliğinde3, “Anılan yetkiye istinaden, Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt ortamında düzenlenen, tutulan, muhafaza ve ibraz edilen defter ve belgeler yerine, aynı bilgileri içeren elektronik defter ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar düzenlenmiştir”
“Vergi Usul Kanununun Maliye Bakanlığına tanıdığı yetkilere istinaden, yaygın olarak kullanılan belgelerden biri olan faturanın elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin usul ve esaslar”, 397 sıra nolu VUK’da açıklanmıştır.4
AVRUPA BİRLİĞİ’NDE ELEKTRONİK FATURA SİSTEMİ
Avrupa Birliği’nin 77/388/EC7 sayılı direktifini değiştiren 20 Aralık 2001 tarih ve 2001/115/EC6 sayılı direktif, elektronik ortamda keşide edilmiş, iletilmiş ve saklanmış olan faturalar için Avrupa çapında geçerli olacak hukuki çerçeveyi çizmektedir. Bu direktifteki başlıca hususlar şöyledir:
E-Fatura Şartları: elektronik ortamda gönderim için, iletinin içeriğinin doğruluğunun ve gönderenin kimliğinin e-imza ile sağlanması gerekir. Alternatif metod olarak “elektronik veri değişimi” (electronic data interchange – EDI)8 de kabul görmüştür. EDI, belirlenen mesajlaşma ve veri aktarım standartları çerçevesinde, organizasyonlar arasında doküman, iş verisi gibi yapısı tarif edilmiş elektronik verinin insan unsuru olmadan bilgisayarlar arası iletilmesini sağlayan bir yapıdır (NIST, 1996). AB’de mükellefler, genel güvenlik şartlarına uymak kaydı ile standart seçimi konusunda serbest bırakılmışlardır.
E-Faturanın Hukuki Değeri: Avrupa Birliği’nde, elektronik faturaların serbest dolaşımının sağlanması için faturaların ülkelerin yetkili mercilerinin kontrolüne tabi olmaları şartıyla, mükelleflere elektronik faturanın hangi dilde olacağını ve ülkesini, fatura saklama yöntemlerini belirleme konusunda serbesti tanınmıştır.
TÜRKİYE’DE EFKS YAPISI
Temel Ön Şartlar: Bilanço esasına göre defter tutuan mükellefler, e-faturaya geçmeden ve başvuru yapmadan evvel evvel:
– faturayı elektronik ortamda düzenleyebileceği, aktarabileceği ve saklayabileceği yazılım ve donanım sistemlerini kurmalı,
– bu sistemin etkin bir biçimde yönetilebilmesi için yeterli uzmanlık seviyesine sahip personel bulundurmalı,
– Sahip olunan bilgi işlem sistemlerine ilişkin iç denetim oluşturmalı ve yeterli fiziki ve teknik güvenlik oluşturmalı,
– Bilgi işlem sisteminde kullanılan tüm donanım ve yazılımlar ile fatura düzenleme süreçlerine, iç denetim mekanizmalarına ve güvenlik önlemlerine ilişkin şartları içeren dokümanları hazırlamış olmalı,
– Bu bilgi işlem sistemlerini Türkiye Cumhuriyeti sınırları dahilinde bulundurmalıdır.
Bu temel husular sağlandıktan sonraki başvuru aşamasına müteakip test ve protokol aşamaları gündeme gelecektir.
Fatura Düzenleme: E-Fatura yeni bir belge türü olmayıp, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahiptir. Aynı satış kapsamında kağıt ya da e-faturadan sadece biri düzenlenebilir, müşterinin talebi üzerine sadece kağıt fatura verilmesi ise zorunlu tutulmuştur.4 Sistemlerde oluşabilecek herhangi bir teknik arıza durumunda, mükellefler yeteri kadar basılı faturayı bünyelerinde bulundurmak zorundadırlar.
Tutarlılık ve Arşivleme: e-Faturanın veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilemezliği Mali Mühürle garanti altına alınmaktadır. Mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilmesi nedeniyle e-Faturanın kağıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Bu nedenle mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-Faturaları, üzerindeki Mali Mühürü de içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir.4 İnceleme ve erişim ihtiyaçları sebebi ile yurtdışında veya üçüncü kişiler nezdinde yapılan “birincil” saklama işlemi uygun görülmemiştir.
Mali Mühür: Faturanın düzenlendiği tüzel kişiliği temsil eden ve e-fatura kapsamında kullanımı zorunlu tutulan bir sertifika altyapısıdır5. Ünvan değişikliklerinde, yeni ünvana uygun yeni mali mühür için 15 gün içerisinde başvuru yapılması öngörülmüştür.
Denetim: İB, gerekli gördüğü hallerde, e-faturadan yararlanan mükellefin bilgi işlem sistemini denetleme yetkisine sahip olup, denetimlerde mükellef gerekli her türlü imkanı (uygun donanım ve yazılımlar, erişim izinleri, uzman personel vb.) sağlamak zorundadırlar.
Yaygınlaştırma: Sistemin kademeli olarak yaygınlaştırılması öngörülmüştür. Bu sebeple başlangıç olarak anonim ve limited şirket statüsüne haiz mükelleflerin uygulama kapsamında e-fatura gönderme ve/veya alması uygun görülmüştür. Gerçek kişilerin ise e-fatura göndermeleri ve almaları mümkün değildir.
Uygulama: Fatura numarası olarak, mükellefin organizasyon yapısı içierisinde belirleyeceği her birim için farklı olarak atanacak olan 3 haneli birim kodu ve 15 haneli sıra numarası (4 basamak yıl, 2 basamak ay ve sonraki 9 basamak müteselsil numara olmak üzere) kullanılacaktır. Faturanın ön yüzünde, tebliğ ekinde şekli ve ölçüleri belirlenen EFKS amblemi bulunacaktır. Fatura altına, faturanın EFKS’ye kayıtlı olduğunu belirten bir şerh konulacaktır. Belirlenmiş format ve standartta hazırlanan e-fatura, mali mühür ile imzalanarak (portal üzerinden veya bilgi sistemleri arasındaki entegrasyon sayesinde) GİB’e aktarılacaktır. E-Fatura, sadece e-fatura uygulaması aracılığı ile (gönderilmesine rıza gösteren müşteriye) gönderilecek ve ayrıca elektronik ortamda saklanacaktır. Başka yöntemlerle gönderilen belgeler VUK kapsamında e-fatura kabul edilmeyecektir.
Neler değişecek?:
– Kağıt ortamındaki faturanın iş süreçlerinin tamamen elektronik ortama aktarılması sebebi ile, organizasyonların yapısında (muhasebe, vergi, satın alma vb.) bazı değişiklikler olacak, faturalama süreçlerine insan müdahalesi azalacaktır.
– Süreçler daha etkin kontrol edilebilecektir.
– Ayrıca mükellefin alıcı ve satıcılar ile olan sözleşmeleri gözden geçirmesi gerekecektir.
– İşlemler ve iş süreçlerinde değişiklikler olacak, alış ve satış süreçlerine taraf olanlar, sürece konu mal ve hizmetler, sürecin gerektirdiği belgeler itibarıyla değişiklikler olacaktır.
– Şirketlerin kullandığı teknolojilerde değişiklikler ve adaptasyonlar olacaktıtr.
DEĞERLENDİRME
e-Faturanın getirileri ticari hayat için büyük önem taşımaktadır.
Bildirim: Faturanın alıcısının eline zamanında ve mümkünse hemen ulaşması, akabinde işletilecek gecikme faizi açısından öçnemlidir.(TTK md 23’ün ikinci fıkrasında “Bir faturayı alan kimse aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde münderecatı hakkında bir itirazda bulunmamışsa münderecatını kabul etmiş sayılır.” denilmektedir)
Saklama yükümlülüğü: TTK madde 66’da “Tacirlerin işletmeleriyle ilgili işler dolayısiyle aldıkları mektup, yazı, telgraf, fatura, cetvel, senet gibi vesika ve kağıtlarla ödemelerini gösteren vesikaları ve yazdığı mektup, yazı ve telgrafnamelerin kopyalarını ve mukaveleleri, taahhüt ve kefalet ve sair teminat senetleri ve mahkeme ilamları gibi belgeleri muntazam bir tarzda dosya halinde saklamaları mecburidir” der ve e-faturada bu arşivlemeye getirilen önemli kolaylıklar bulunmaktadır
Vergi Usul Kanunu’nun 229-232’inci maddeleri arasında ele alınan fatura hususunda, bir faturada şekil itibarı ile, 230. madde gereği:
- Faturanın düzenlenme tarihi seri ve sıra numarası;
- Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası;
- Müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası;
- Malın veya işin nev’i, miktarı, fiyatı ve tutarı;
- (Değişik bent: 04/12/1985 – 3239/19 md.) Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası,
bulunması şarttır. Dolayısıyla e-faturanın da bu bilgileri içermesi gerekir.
Ayrıca, ilgili yargıtay içtihadlarına göre, faturada, faturayı düzenleyen kişinin imzasının bulunması şartı aranmaktadır.
SONUÇ
397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğin yayımı ile birlikte e-Fatura Uygulaması hizmete alınmış bulunmaktadır. E-Fatura sistemi için protokol imzalayan 6 mükellef ve 17.12.2010 itibarı ile mali mühür sertifikasını da temin ederek sisteme kayıtlı olan 100 mükellef (7 Ankara, 53 İstanbul, 6 İzmir) mevcut iken, yukarıda bahsedilen avantajlar ile bu sayının hızla artacağı tahmin edilmektedir. Ayrıca e-ödeme, e-şirket kuruluşu, e-defter ve TTK tasarısındaki gelişmeler kapsamında e-fatura uygulamasının daha geniş kapsam ve yaygın kullanım şekli ile gelişeceği değerlendirilmektedir.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
[1] http://www.efatura.gov.tr/
[2] 10.01.1961 tarih 10703 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanmıştır
[3] 11.07.2006 tarih 26225 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanmıştır
{4[ 05.03.2010 tarih 27512 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanmıştır.
{5[ http://mm.kamusm.gov.tr
[6] http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2002:015:0024:0028:EN:PDF
[7] http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CONSLEG:1977L0388:20060101:EN:PDF
[8] http://en.wikipedia.org/wiki/Electronic_Data_Interchange
YARARLANILAN KAYNAKLAR:
1. www.efatura.gov.tr
2. www.bilgitoplumu.gov.tr
3. www.gelirler.gov.tr
4. Dr.Leyla KESER BERBER, “Elektronik Fatura ve Şirketlerin Dijital Mali Denetimi”, Yetkin Yayınları, Ankara
5. Dr. Fazıl AYDIN, Gelirler Başkontrolörü, “Elektronik Fatura Kayıt sistemi Çerçevesinde E-Fatura Uygulaması”,
6. Neslihan İÇTEN İNCE, “Elektronik Fatura ve E-Fatura Kayıt Sistemi”
7. Türk Ticaret Kanunu ve TTK Tasarısı
8. Vergi Usul Kanunu
Mustafa Afyonluoglu 